Kiri Sayap
kanan Sayap Kategori
Dibawah Menu

Flexibel Working Space, Kebutuhan atau Keterpaksaan?

Sudah menjadi rahasia umum bahwa penerapan flexible working space (FWS) dalam rangka perwujudan work-life balance merupakan isu besar bagi para pegawai dan sebagian besar organisasi, baik pemerintah ataupun swasta. Hal tersebut semakin mencuat ketika terjadi kondisi darurat, yaitu situasi pandemi Covid-19 melanda seluruh belahan dunia.

Pemberlakuan pembatasan sosial diberbagai tempat tentu berdampak signifikan pada pola kebiasaan individu, ritme kerja dan interaksi sosial. Disamping itu, setiap organisasi dituntut mampu beradaptasi agar dapat memastikan keberlangsungan tugas/fungsi ataupun bisnisnya. Tantangan terbesarnya adalah kesiapan organisasi untuk merespon perubahan situasi yang kritis tersebut dengan menciptakan inovasi atau kebijakan yang sesuai.

Bagi organisasi yang sudah mempersiapkan diri tentu situasi pandemi ini, menjadi momentum untuk berakselerasi mengimplementasikan FWS dalam upaya mempertahankan kelangsungan bisnisnya. Sementara bagi organisasi yang belum memiliki persiapan, tentu pandemi Covid-19 ini telah membuat proses bisnisnya sekarat dikarenakan adanya berbagai pembatasan sosial yang diterapkan pemerintah.

Disinilah letak perbedaan yang akan menjadi penentu keberhasilan. Organisasi yang sudah siap akan cepat melakukan recovery dan mampu melalui hambatan dengan mulus. Sementara bagi organisasi yang belum memiliki persiapan, maka dia terpaksa atau akan memaksa internal organisasi untuk beradaptasi, tanpa mengetahui dengan jelas apa yang seharusnya dilakukan dan bagaimana bertahan dari tekanan.

Sebagai contoh, kita akan mencoba mengukur kesiapan salah satu unit kerja Kementerian Keuangan (Kemenkeu) dalam penerapan FWS berdasarkan persepsi para pegawainya. Sebuah organisasi yang besar biasanya akan dihadapkan pada berbagai perbedaan bidang tugas, fungsi dan latar belakang pegawai, sehingga perlu upaya-upaya khusus agar organisasi selalu adaptif dan selalu menjaga keberlangsungan pelaksanaan tugas fungsinya dengan mengedepankan produktivitas, namun tidak mengabaikan kualitas hidup pegawainya.

Persaingan global dan pergeseran mindset para pegawai untuk mengedepankan nilai kehidupan pribadi atau keluarga, telah mendorong para pegawai untuk memilih organisasi atau perusahaan yang dapat mengakomodasi kebutuhan tersebut. Hal ini telah mendorong organisasi maupun perusahaan besar untuk menawarkan isu work-life balance ini sebagai sebuah daya tarik tersendiri bagi para pekerja potensial dan talent, khususnya kaum milenial, untuk bersedia mengabdi pada oeganisasi tersebut.

Menurut Nancy R. Lockwood (2003), work-life balance diterjemahkan sebagai sebuah keadaan ekuilibrium atau keseimbangan antara tuntutan pekerjaan dan kehidupan (peran) pribadi seseorang. Kondisi ini dianggap sebagai win-win solution yang ditawarkan oleh organisasi bagi pegawainya yang menginginkan keseimbangan hidup dalam menjalankan perannya. Jargon “buat apa bekerja kalau akhirnya tidak bisa menikmati hidup” barangkali merupakan simplifikasi atas kebutuhan work-life balance.

Mengutip penjelasan Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Bangka Belitung, Fahma Sari Fatma, dalam wawancara eksklusif, Selasa (13/10/2020), secara umum Kementerian Keuangan sesungguhnya telah jauh hari mempersiapkan tuntutan work-life balance di lingkungan Kemenkeu bagi para pegawainya. Hal ini diwujudkan dengan berbagai persiapan baik aturan maupun sistem yang dirancang agar pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan lancar dari manapun pegawai tersebut berada.

Sistem kehadiran pegawai secara online, data kepegawaian yang terintegrasi, dan sistem persuratan online merupakan beberapa contoh persiapan sistem yang telah dirancang untuk memfasilitasi FWS. Selanjutnya, dari sisi dasar hukum penerapannya, maka secara legal dikeluarkan Keputusan Menteri Keungan Nomor 223/KMK.01/2020, yang secara detail memuat ketentuan, jenis dan segala hal yang mengatur implementasi fleksibilitas tempat bekerja di seluruh unit kerja lingkup Kementerian Keuangan.

Disadari ataupun tidak, kebijakan ini efektif diterapkan bertepatan dengan adanya situasi darurat pandemi Covid-19 yang telah secara signifikan mempengaruhi tatanan kehidupan pada hampir seluruh sektor dan sendi kehidupan. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika sebagian pihak menginterpretasikan bahwa implementasi FWS dalam wujud work from home/ work from homebase (WFH/ WFHb) dilatarbelakangi adanya desakan untuk mengatasi situasi pandemi semata, sehingga kurang memperhatikan kesiapan unsur organisasi yang ada.

Untuk membuktikan hal tersebut, dapat dikaji lebih lanjut dengan setidaknya memperhatikan dua variabel, yaitu dari sisi organisasi (misalnya sarana-prasarana, sistem kerja, kebijakan SDM, mekanisme pengawasan, dan sebagainya), dan dari sisi kesiapan sumber daya manusia (pegawai). Metode sederhana yang digunakan adalah dengan menggunakan kuesioner, melakukan wawancara kepada pejabat yang berwenang, dan studi pustaka.

Untuk selanjutnya dikombinasikan untuk menganalisis permasalahan dan/ atau mengukur dugaan yang telah dikemukakan sebelumnya, dengan rincian diantaranya: Pertama, Sudut pandang pegawai. Lebih dari 95% responden setuju dengan kebijakan FWS, baik dalam bentuk ruang kerja bersama (open space), bekerja dari rumah (work from home/ WFH), atau work from Homebase (WFHb). Namun demikian, lebih lanjut para pegawai tetap memiliki sikap kehati-hatian dan tidak menerima kebijakan tersebut begitu saja. Umumnya mereka tentu akan mempertimbangkan konsekuensi, kompensasi, dan perkembangan situasi yang akan berpengaruh pada implementasi kebijakan.

Harus disadari bahwa setiap pegawai pada dasarnya tidak boleh menganggap bahwa pemberian FWS seolah-olah seperti mengurangi tanggungjawabnya, sehingga dimanfaatkan untuk bersantai atau dianggap seperti libur/ cuti kerja. Inilah yang menurut Fahma Sari Fatma diistilahkan sebagai “pendewasaan” pola pikir pegawai. Artinya, setiap pegawai harus menyadari tanggungjawabnya, mampu bekerja secara mandiri dan berkomitmen untuk memberikan kinerja yang optimal, meskipun bekerja di luar kantor dan tanpa pengawasan secara langsung oleh atasannya.

Hasil survei menunjukkan bahwa sekitar 25% responden menyatakan belum siap sepenuhnya untuk melaksanakan FWS dan sekitar 40% responden menyatakan bahwa rekan kerja (atasan/ peer/ bawahan) mereka belum sepenuhnya siap untuk saling mendukung dalam implementasi FWS. Hal ini menunjukkan bahwa masih ada celah yang harus ditutup agar setiap komponen organisasi dapat mengoptimalkan potensi dan kompetensinya untuk memberikan kinerjanya yang terbaik.

Kedua, Sudut pandang organisasi. Sebelum sebuah organisasi menerapkan FWS, seyogyanya organisasi telah memiliki budaya organisasi yang mendukung kebijakan ini, yaitu dalam rangka mempersiapkan seluruh komponen organisasi untuk dapat menyesuaikan diri sekaligus menerima FWS sebagai salah satu upaya mengimplementasikan work-life balance.

Perbedaan tipe dan karakter unit kerja menuntut adanya keleluasaan bagi pimpinan unit kerja untuk mempertimbangkan urgensi pemberian kebijakan FWS bagi pegawai pada lingkup unit kerjanya masing-masing. Tantangan yang muncul adalah bagaimana membuat standarisasi pemberlakuan kebijakan antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya, bedasarkan prinsip keadilan, proporsionalits, ketertiban, efektivitas pelaksanaan tugas, fungsi dan keberlangsungan layanan unit kerjanya, bukan menerapkan kebijakan FWS tersebut karena pertimbangan kepentingan pribadi atau suka-tidak suka semata yang akhirnya akan menimbulkan potensi kegaduhan dalam unit kerja terkait.

Kebanyakan responden menyatakan bahwa ketersediaan peraturan/ SOP/ dan mekanisme yang jelas, serta mekanisme pengawasan & pengendalian internal yang baik merupakan variabel yang paling penting untuk dipersiapkan dengan matang. Hal ini tentu menjadi pekerjaan rumah bagi pengambil kebijakan agar FWS ini tidak disalahgunakan oknum tertentu untuk terbebas dari aturan disiplin dan tanggung jawab pekerjaan yang seharusnya dipatuhi.

Selanjutnya, perlu disadari juga bahwa organisasi dihadapkan pada tantangan untuk melakukan pengukuran kinerja dan produktivitas pegawai. Meskipun memerlukan proses panjang dan pengukuran yang membutuhkan metode tertentu, namun diatas kertas dapat diperkirakan berbagai manfaat jika FWS ini berhasil diterapkan dalam sebuah organisasi. Tujuan utama untuk mewujudkan work-life balance sudah pasti akan dapat diwujudkan, efektivitas waktu dan biaya yang harus dikeluarkan pegawai untuk berangkat ke tempat kerja dapat dioptimalkan untuk keperluan yang lain, biaya operasional kantor harusnya juga akan menurun seiring dengan aktivitas rutin perkantoran.

Perlu adanya ukuran yang dapat memberikan gambaran bagi pimpinan terkait kualitas dan beban tugas setiap unit dan setiap pegawai secara riil. Produktivitas juga perlu dilihat dengan mengevaluasi capaian output setiap periode laporan, dan mengukur kualitas layanan yang diberikan kepada stakeholder terkait, sehingga akan terlihat apakah produktivitas unit kerja maupun individu ketika diterapkan FWS menurun, atau sama saja, atau justru meningkat, jika dibandingkan dengan kondisi bekerja secara normal di kantor.

Organisasi hendaknya tidak hanya memaksakan sebuah kebijakan berlaku secara mutlak, namun juga harus mengedepankan kenyamanan setiap bagian organisasi. Pegawai sangat menghargai kehidupan pribadi/ keluarganya, sementara organisasi tentu juga tidak ingin kehilangan aset berupa talent yang dimiliki dan akan terus berupaya mencari jalan untuk mengoptimalkan keuntungan atau mencapai tujuannya.

Work-life balance, dalam hal ini diwujudkan dalam bentuk flexible working space, menawarkan sebuah solusi yang diharapkan mampu memberikan keuntungan kedua pihak. Keseimbangan tersebut diharapkan mampu memunculkan engagement pegawai terhadap organisasi, sehingga merasa nyaman untuk berkontribusi dan seharusnya produktivitas akan meningkat dengan tren yang positif.

Dalam implementasinya, sangat mungkin diperlukan adanya pengkhususan bagi pegawai yang menjalankan fungsi khusus dan/ atau strategis, sehingga tidak memungkinkan bagi pegawai pada unit tersebut untuk bekerja dari luar kantor. Pemberian cuti khusus, atau tunjangan tambahan bagi pegawai yang menjalankan bisnis proses tertentu merupakan salah satu alternatif yang dapat diberikan organisasi dalam rangka mewujudkan kebijakan work-life balance bagi seluruh pegawainya. Dengan demikian, seperti halnya pegawai yang dapat melaksanakan tugasnya di luar kantor dalam rangka FWS, maka pegawai yang karena tuntutan pekerjaan terpaksa harus bekerja dari kantor akan memperoleh keuntungan dalam bentuk yang lain.

Proses implementasi FWS diberbagai organisasi sejauh ini sepertinya sudah berjalan dengan cukup bagus, meskipun tentu terdapat kekurangan yang diakibatkan penerapan kebijakan yang relatif tiba-tiba. Oleh karena itu, perlu adanya akselerasi dengan melakukan perubahan mindset bahwa dimasa yang akan datang FWS merupakan sebuah kebutuhan, sehingga setiap pegawai hendaknya mempersiapkan diri untuk menyukseskan kebijakan tersebut.

Di sisi lain, organisasi harus mampu mengakomodasi beragam keinginan seluruh unsur organisasi yang disebabkan berbagai perbedaan karakteristik unit kerja dan latar belakang pegawai, agar keberlangsungan kebijakan FWS ini dapat dijaga sebagai bentuk reward dan motivasi bagi pegawai yang bertugas terpisah jauh dengan keluarga, sehingga tentu akan menguntungkan pegawai dan organisasi secara keseluruhan.

Jika terdapat kesesuaian arah tujuan dan tekad yang kuat antara kedua variabel, yaitu pegawai dan organisasi, maka diharapkan implementasi FWS merupakan solusi efektif bagi organisasi dalam mewujudkan tujuannya secara efisien dan kepuasan bekerja bagi para pegawainya di masa yang akan datang, yaitu mewujudkan keseimbangan hidup yang ideal antara bekerja, bermasyarakat dan kepentingan pribadi/keluarga.(***).

 

 

Diatas Footer
Light Dark