Biro Umum Wacana Adopsi Aplikasi Persuratan DIY

  • Whatsapp
Pertemuan Biro Umum Setda Babel dengan Bagian Administrasi dan Persuratan Biro Umum Pemprov DIY , Jum’at (22/3/2019).(foto: Nurul Kurniasih)

Yogyakarta -Biro Umum dan Perlengkapan Setda Pemprov Babel berencana mengadopsi sistem aplikasi persuratan yang diterapkan oleh Pemprov Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY). Sistem ini lebih mempermudah dalam pencatatan surat menyurat dan arsip secara elektronik.

Kasubbag TU Pimpinan, Erifan seizin Kepala Biro Umum dan Perlengkapan Setda Pemprov Babel, menyebutkan sistem surat menyurat khususnya surat masuk ke Sekretariat Pemprov Babel sejauh ini masih manual dan memang ada aplikasi sistem management perkantoran maya (Si Maya) dari Kementerian kominfo RI.

“Namun Si Maya ini loading agak susah dibuka, karena digunakan di 201 pemerintah provinsi, sehingga kami juga agak kesulitan menerapkan sistem ini,” kata Erifan saat berkunjung di Biro Umum Pemprov DIY, Jum’at (22/3/2019).

Dia menilai di DIY aplikasi persuratan sudah lebih modern yang diterapkan sejak 2005 dan digunakan oleh semua OPD. “Dengan sistem ini, kita akan lebih mudah mengurusi surat menyurat yang masuk, bahkan dalam pemberian disposisi pun nantinya bisa cepat, karena melalui handphone juga bisa,” tandasnya.

Pemprov Babel, melalui Biro Umum rencananya akan mengaplikasikan sistem ini dan akan menganggarkan dana sekitar Rp100 jutaan.

“Rencananya kita buat sistem sendiri dengan aplikasi, direncanakan tahun ini. Kalau punya server sendiri bisa lebih cepat, efektif dan efisien, dimana pun pak gub dan wagub visa disposisi melalui ponsel,” terang Erifan.

Sementara itu, Kasubbag Administrasi dan Persuratan Biro Umum, Humas dan Protokol DIY, Wijayanto mengatakan pihaknya menerapkan sistem tersebut sejak 2005 dan banyak pemerintah daerah yang belajar tentang aplikasi ini.

Dulu, katanya, pihaknya juga kesulitan ketika berhubungan dengan surat menyurat yang masuk, karena masih dilakukan pencatatan secara manual dan kesulitan juga terjadi ketika harus kembali melakukan pengarsipan surat.

“Satu hari bisa 100 lembar surat masuk dan pencatatan bisa tiga kali kalau manual, belum lagi surat selalu ditanya sudah sampai dimana, enggak hanya itu ketika mencari surat lama kembali buka buku mencari surat masuknya,” bebernya.

Atas dasar itulah, lanjut Wijayanto, pihaknya menerapkan aplikasi sistem administrasi perkantoran (Sisminkada) dalam pengelolaan persuratan di tata persuratan dan arsip.

“Begitu surat masuk, tinggal dimasukkan dalam aplikasi, nanti sudah ketahuan suratnya ada dimana, apa disposisi gubernur, wagub dan sekda ke OPD mana itu ketahuan,” tandasnya.

Dia menambahkan, membangun aplikasi harus familier tidak perlu terlalu canggih tapi harus punya fungsi yang baik dan dapat digunakan oleh semua sektor. “Aplikasi ini sudah disebar di 34 OPD dan 50 UPTD , semuanya bisa akses,” imbuhnya.

Tujuan pengembangan fitur baru tersebut dia menambahkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan langsung kepada masyarakat dalam hal pengurusan surat dan pelayanan informasi berbagai macam yang terkait dengan Pemda DIY serta peningkatan manajemen internal.(nov/10)

Related posts