Asyraf Ingatkan Instansi/Lembaga Segera Serahkan Arsip Penanganan Covid-19

  • Whatsapp
Kepala DKPUS Babel, Asyraf Suryadin.(foto: ist).

RAKYATPOS.COM, PANGKALPINANG – Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (DKPUS Babel), Dr Asyraf Suryadin mengingatkan
kepada seluruh instansi atau lembaga, baik di Pemerintah Daerah, BUMN/BUMD,
Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik, dan Perguruan Tinggi.

Hal itu berkaitan dengan melindungi, menyelamatkan dan segera menyerahkan arsip
penanganan Covid-19 kepada dan disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah (LKD)
Provinsi atau DKPUS Babel.

“Kami mengharapkan agar arsip penanganan Covid-19 tidak hilang dan tersimpan
dengan baik, salinan outentik dokumen kebijakan yang telah dikeluarkan supaya segera
diserahkan kepada dan disimpan di LKD Provinsi atau DKPUS Babel,” ujar Asyraf, Kamis
(30/7/2020).

Berkenaan dengan hal tersebut di atas, dikatakan Asyraf, Pemerintah Provinsi
(Pemprov) Babel telah berkirim surat yang ditandatangani Gubernur melalui Sekda
Babel, kepada instansi/lembaga yang berkaitan dengan penanganan Covid-19.

Baca Lainnya

Surat itu, kata Asyraf sekaligus menindaklanjuti Surat dari Deputi Bidang Pembinaan
Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Sampai saat ini, disebutkan dia, DKPUS Babel telah menerima arsip penanganan Covid
dari beberapa instansi di Babel. “Kepada instansi/lembaga lainnya yang berkaitan
dengan penanganan Covid kami harapkan segera menyerahkan ke DKPUS Babel untuk
disimpan di Depo Arsip DKPUS Babel,” kata Asyraf.

“Setidak-tidaknya informasi berkenaan Covid ini, akan mencerahkan bagi kita yang ada
di Babel. Dokumen tentang Covid ini, bisa menjadi bagian sejarah untuk anak cucu kita
di masa mendatang,” imbuhnya.

Ikuti Workshop PPAP Covid-19

Sebelumnya, untuk menambah pengetahuan terkait pengelolaan dan penyelamatan
arsip penanganan (PPAP) Covid-19, Rabu (29/7/2020), Kepala DKPUS Babel Dr Asyraf
Suryadin didampingi Kabid Pengelolaan dan Pelestarian Arsip, serta sejumlah Arsiparis
DKPUS Babel mengikuti Workshop PPAP Covid-19 melalui aplikasi zoom meeting.

Kegiatan itu, dibuka secara langsung Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI,
Sumrahyadi, dan menghadirkan sejumlah pamateri.

Materi Pertama “Strategi Penyelamatan Arsip Covid-19 Sebagai Bahan Akuntabilitas
Kinerja Instansi Pemerintah dan Memeori Kolektif Bangsa” oleh Direktur Kearsipan
Pusat Asmi. Materi Kedua, “Peran Lembaga Kearsipan dalam Pengelolaan dan
Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19” oleh Direktur Kearsipan Daerah I M.
Sumitro.

Materi Ketiga, “Peran Unit Kearsipan Kementerian, Lembaga, BUMN dan BUMD dalam
Penyelamatan Arsip Covid-19” oleh Koordinator Yayan Darian. Materi Keempat,
“Pengelolaan Arsip Penanganan Covid-19” oleh Koordinator Dwi Norma Ningsih.
Degan Moderator Direktur Kearsipan Wilayah II ANRI, Amika Hasraf.

Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI, Sumrahyadi saat membuka Workshop
mengatakan, kegiatan ini, adalah tindaklanjut dari Surat Edaran Menpan RB No.62
Tahun 2020, yang intinya ada dua hal, yaitu Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip.

Dijelaskannya, Covid-19 masih berproses. Untuk itu, diperlukan pengelolaannya. “Yang
kita fokuskan bagaimana pengelolaannya. Pengelolaan itu adalah bukti akuntabilitas,
pertanggungjawaban kinerja organisasi dan bahan pertanggung jawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, serta menjamin ketersediaan
arsip untuk generasi yang akan datang terkait penanganan Covid-19,” papar
Sumrahyadi.

Kalau bicara pengelolaan, ditambahkannya, bagaimana mengelola arsip mulai dari
tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan sampai dengan penyusutannya.

“Secara umum, pengelolaan arsip Covid-19 ini, sama dengan arsip – arsip yang lain.
Kebetulan Covid-19 inikan menjadi masalah internasional, dan luar biasa, sehingga
menjadi perhatian kita, atau boleh dikatakan prioritas,” ungkapnya.

Jadi, ditegaskan Sumrahyadi, arsip itu sebelum diselamatkan, ada yang namanya
pengelolaan. “Kegiatan apa saja yang kita lakukan selama penanganan Covid-19, itu
yang harus dipertanggungjawabkan dan dikelola secara optimal,” kata dia.

Nanti, disebutkannya, akan ada penilaian, mana yang harus dihapus dan mana yang
harus dipertimbangkan sebagai arsip statis.

“Kita juga tidak tahu kapan Covid ini, akan berakhir. Untuk itu, kalau arsip tercipta,
langsung diberkaskan sesuai dengan fungsinya. Mumpung ini (Covid-19) masih jalan.
Jangan sampai nanti Covid-19 selesai, arsipnya tidak ada,” tutur dia.

Ia yakin semua kementerian, lembaga, termasuk perguruan tinggi menciptakan arsip
Covid. Termasuk kebijakan kuliah jarak jauh pakai online. “Mungkin BUMN juga ada
kebijakan-kebijakan selama Covid, itu yang harus dikelola dengan baik,” tandas dia.

Workshop ini, sambung Sumrahyadi, merupakan langkah awal. Ke depan, akan ada
tindaklanjut bagaimana teknis pemberkasan arsip-arsip berkenaan dengan Covid-19.
(rel/aliyah)

Related posts